为促进公司研究生同学赴国（境）外开展国际学术交流，学校允许和鼓励符合条件的研究生赴国（境）外参加国际学术会议。同时为方便跨校区同学办理校内申报及财务报销手续，简化办事流程，经与研究生院、财务处等部门协商，自通知发布之日起，公司研究生赴国（境）外参加学术会议申报审批流程将采用线上办理方式，同时财务办理实行资助经费制。现将具体要求通知如下：

一、申报审批线上办理流程及要求

（一）提交申请

申请人应自行准备好相应的申请材料（见附件1），登录“员工国际化项目管理平台”，网址http://xscgjjl.cqu.edu.cn/，选择“学术会议参会管理”版块，按要求填写并提交申请。

（二）学院审核

公司作为员工赴国（境）外参加国际会议的主要审核部门，应依次完成导师审核—外事秘书审核—学院审核的环节，请务必审核申请人已提交材料的完整性和真实性。如申请人提交的材料缺失或不符合相关规定，应及时退回给申请人并提醒修改。已提交到研究生院和国际处的申请如存在较大问题，将视为无效申请，不予通过，并不再受理本次申请,由学院给员工做出相关解释和说明。

（三）申请人下载备案表

已通过学院审核的申请，经研究生院复核、国际处审核备案后，申请人可自行在系统生成并下载“签证证明信”（附件2，申请人在申请阶段根据签证办理要求自行选择是否需要）、“研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表”（附件3，该表格将作为报销财务流程的重要依据）。

（四）办理返校审核手续

申请人在出国（境）参加会议结束后的两周内，应自行登录系统办理返校手续，按要求上传总结（不少于800字，并附至少三张交流照）后，提交给导师和学院外事秘书依次完成返校审核流程。

（五）其他说明

1.如申请人在国（境）外交流学习期间赴第三国（地）参加国际学术会议，应参照以上流程办理。

2.员工国际化项目管理平台提交国际会议参会申请，以及学院审核的具体流程详见操作说明书（附件5）。

3.赴台参加学术会议的同学还需参照《suncitygroup太阳新城官网教职工因公赴台办理流程》准备各类赴台申报资料，完成相应手续。

二、办理时间

1.如需要由国际处出具的签证证明信自行办理签证等事宜，原则上要求出国（境）参加会议前至少2个月登录系统提交申请至国际处。如未能在开会前2个月拿到会议邀请函，请根据签证办理进度尽早提交申请，建议在收到邀请函的三天内登录系统提交申请至国际处。

2.如不需要由国际处出具的签证证明信，请申请人在出国（境）参加会议前，最晚不低于2个星期登录系统提交申请至国际处。

3.申请人提交的申请经学院和研究生院审核后，一般情况下国际处审核备案环节办结完预计为5个工作日。请申请人务必把握好时间，登录系统查询审核状态，并提醒相关办理人完成审核流程。

三、财务报销办理要求及说明

如申请人赴国（境）外参加国际会议的经费由个人支付，请按要求办理申报审批线上办理流程，无需办理财务手续。如申请导师项目经费、学院国际化建设经费以及“研究生国际学术会议基金”等学校经费作为经费资助，请按要求办理申报审批线上办理流程，以及相关财务手续。

（一）经费申请

申请人如申请“研究生国际学术会议基金”作为赴国（境）外参加国际会议的经费资助，请按照研究生院关于开展“研究生国际学术会议基金”申报工作的通知的要求提交申报。如申请导师项目经费或学院国际化建设经费，请提前确认已获得学院资助许可。

（二）费用报销

1.申请人完成申报审批线上办理流程，并完成返校审核手续后，凭相关报销凭据办理财务报销流程。如申请“研究生国际学术会议基金”、导师项目经费或学院国际化建设经费作为会议经费资助，应在赴国（境）外参会后，凭已签订的资助协议、会议邀请函、申请备案表等材料到财务处办理财务报销手续（见附件4）。

2.如申请导师项目经费或学院国际化建设经费作为会议经费来源，或者申请“研究生国际学术会议基金”，但参会期间的花费大于基金资助标准，超出的部分拟申请导师或学院的项目经费报销。以上情况的参考报销标准为：伙食费按照财政部、外交部《因公临时出国经费管理办法》规定的标准限额内发放，公杂费及其他费用在标准内据实凭票报销。

四、咨询及联系方式

附件：1.研究生赴国（境）外参加学术会议应提交的材料清单

          2.签证证明信

          3.研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表

          4.研究生赴国（境）外参加学术会议财务报销材料单

          5.员工国际化项目管理平台操作说明

          6.公司外事秘书及分管领导信息表

原文及附件详见网站：https://intex.cqu.edu.cn/info/1027/5631.htm